Что делать если клиент не принес документы до 20 числа

Почему клиенты задерживают документы и чем это грозит

В 2026 году многие предприниматели по‑прежнему сдают первичку в последний момент. Причины: загруженность, непонимание сроков или надежда, что бухгалтер «как‑нибудь успеет». Если документы не получены до 20 числа, вы рискуете не уложиться в сроки сдачи отчётности — например, НДС нужно сдать до 25 числа, а расчёт по страховым взносам до 20. За просрочку ФНС выставляет штраф: 1000 рублей за каждый отчёт, плюс 20% от суммы неуплаченного налога, если опоздание повлекло недоимку.

Чеклист — 5 шагов, если клиент не принёс документы до 20 числа

1. 1
   Шаг 1: зафиксируйте факт отсутствия документов

   Отправьте клиенту письменное уведомление (email, мессенджер) с просьбой предоставить документы. Укажите точную дату и время обращения. Это ваша страховка: если потом возникнет спор, вы докажете, что предупреждали. В письме перечислите недостающие документы — акты, накладные, счета‑фактуры.
2. 2
   Шаг 2: оцените, какие отчёты «горят»

   Посмотрите календарь сдачи отчётности на ближайшие дни. В 2026 году НДС сдаётся до 25 числа, 6‑НДФЛ — до 25, расчёт по страховым взносам — до 20. Если документы не поступят, вы не сможете сформировать отчёт. Составьте список отчётов, которые зависят от недостающих документов.
3. 3
   Шаг 3: предупредите о штрафах и рисках

   Напомните клиенту, что за непредставление отчёта в срок штраф — 1000 рублей за каждый документ. Если из‑за отсутствия документов вы не начислили налог, штраф составит 20% от суммы недоимки. Например, при занижении налога на 100 000 рублей штраф будет 20 000 рублей. Приложите ссылку на ст. 119 и 122 НК РФ.
4. 4
   Шаг 4: предложите альтернативные сроки

   Договоритесь о новом дедлайне — например, 22 число. Если клиент физически не успевает, предложите сдать отчёт с учётом имеющихся данных, а позже подать уточнёнку. Уточнёнка не штрафуется, если подана до срока сдачи отчёта или после, но с доплатой налога и пеней.
5. 5
   Шаг 5: защитите себя договором

   Проверьте договор на бухгалтерское обслуживание. В 2026 году стандартная практика — включать пункт об ответственности клиента за несвоевременную передачу документов. Пропишите, что бухгалтер не несёт ответственности за штрафы, возникшие из‑за задержки документов. Если такого пункта нет, инициируйте допсоглашение.

Частые ошибки

Частые вопросы