Что делать, если клиент не принес первичку до 20 числа

Почему клиент не приносит первичку вовремя

В 2026 году сроки сдачи отчётности сжаты: декларацию по НДС нужно подать до 25 числа, а расчёт по страховым взносам — до 20. Если клиент не передал первичные документы до 20 числа, вы рискуете не уложиться в дедлайны. Чаще всего причина — загруженность клиента, непонимание важности сроков или банальная забывчивость.

Чеклист — 7 шагов

1. 1
   Шаг 1: Зафиксируйте факт отсутствия документов

   Составьте акт или отправьте письменное уведомление (по email или в системе документооборота) с указанием даты и перечня недостающих документов. Это защитит вас от претензий клиента и докажет, что вы действовали добросовестно.
2. 2
   Шаг 2: Оцените критичность просрочки

   Проверьте, какие отчёты зависят от отсутствующих документов. Если это ежемесячный отчёт по НДС — срок до 25 числа, у вас ещё есть запас. Если это годовая декларация — риски выше. Определите, можно ли сдать отчётность без этих документов (например, на основе предварительных данных).
3. 3
   Шаг 3: Свяжитесь с клиентом по телефону или в мессенджере

   Не ограничивайтесь email — позвоните или напишите в Telegram/WhatsApp. Объясните, что задержка грозит штрафами: за несвоевременную сдачу отчётности — от 5% до 30% от суммы налога по декларации (ст. 119 НК РФ). Предложите конкретный срок, до которого документы должны быть предоставлены.
4. 4
   Шаг 4: Предложите альтернативные способы сбора первички

   Если клиент не может собрать оригиналы, предложите отсканированные копии или фото с телефона — для оперативного учёта это допустимо. Также можно использовать электронный документооборот (ЭДО) — подписание актов и счетов займёт 5 минут. Подключите клиента к сервису ЭДО, если ещё не используете.
5. 5
   Шаг 5: Попросите клиента делегировать сбор документов сотруднику

   Часто директор малого бизнеса сам отвечает за первичку, но у него нет времени. Посоветуйте назначить ответственного — бухгалтера-стажёра, офис-менеджера или даже родственника. Вы можете обучить этого человека за 30 минут по видеозвонку.
6. 6
   Шаг 6: Оцените возможность переноса срока сдачи отчётности

   В 2026 году для некоторых отчётов можно подать уведомление о продлении срока (например, для годовой бухгалтерской отчётности — до 90 дней). Но это не освобождает от штрафа за просрочку первички. Если риск высок, лучше сдать отчётность с пометкой «неполная» и досдать позже.
7. 7
   Шаг 7: Обсудите с клиентом изменение регламента на будущее

   После сдачи отчётности проведите встречу и утвердите новый график предоставления документов. Например: первичка — до 15 числа каждого месяца, авансовые отчёты — до 10 числа. Закрепите это в договоре или дополнительном соглашении. Это снизит стресс в следующем периоде.

Частые ошибки

Частые вопросы