Как оформить декретные выплаты сотруднице ип и не разориться

Что понадобится

Для оформления декретных нужны: заявление сотрудницы, больничный лист (электронный), справка о доходах (если меняла работу). Также потребуется доступ к личному кабинету на сайте СФР (sfr.gov.ru) для отправки реестров. Если у вас нет бухгалтера, придётся разобраться с расчётами самостоятельно.

Пошаговая инструкция — 8 шагов

1. 1
   Шаг 1: Получите заявление и больничный

   Сотрудница пишет заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам (декретного отпуска) и приносит электронный больничный лист. Убедитесь, что больничный оформлен правильно: срок 140 дней (обычно), 156 при осложнениях, 194 при многоплодной беременности. СФР проверяет больничный автоматически, но вы тоже должны сверить.
2. 2
   Шаг 2: Рассчитайте сумму пособия

   Пособие = средний дневной заработок × количество дней декрета. Средний заработок считайте за два предыдущих года (2024 и 2025). Максимальная сумма в 2026 году — 2 736,99 руб. в день, минимальная — 533,98 руб. (если стаж меньше 6 месяцев или низкий доход). Если сотрудница работала у вас меньше двух лет, запросите справку о доходах с предыдущих мест.
3. 3
   Шаг 3: Выплатите пособие в ближайшую зарплату

   Декретные выплачиваются полностью за весь отпуск одной суммой в день ближайшей выдачи зарплаты. Срок — 10 дней после получения заявления. СФР потом возместит вам эту сумму (если вы не применяете уменьшение налога УСН). Удерживать НДФЛ с пособия не нужно — оно не облагается налогом.
4. 4
   Шаг 4: Уменьшите налог УСН на сумму пособия

   Если вы на УСН «Доходы», включите выплаченное пособие в расходы (для ИП с работниками — не более 50% от налога). Например, налог УСН за квартал 100 000 руб., пособие 80 000 руб. — вы уменьшаете налог до 50 000 руб. (50% от 100 000). Экономия — 30 000 руб. Для этого в декларации укажите сумму пособия в графе «страховые взносы и пособия».
5. 5
   Шаг 5: Подайте реестр в СФР для возмещения (если не уменьшаете налог)

   Если вы не хотите уменьшать налог УСН (например, у вас убытки), подайте реестр сведений в СФР через личный кабинет. СФР перечислит вам пособие в течение 10 рабочих дней. Но обычно выгоднее уменьшить налог — деньги остаются у вас сразу.
6. 6
   Шаг 6: Оформите отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет

   После декрета сотрудница может написать заявление на отпуск по уходу за ребёнком. Вы обязаны выплачивать ежемесячное пособие — 40% от среднего заработка, но не меньше 7 696,84 руб. и не больше 31 282,82 руб. в 2026 году. Эти суммы тоже можно учесть в уменьшение налога УСН (до 50%).
7. 7
   Шаг 7: Сдавайте отчёты в СФР и ФНС вовремя

   Ежемесячно сдавайте отчёт «Персонифицированные сведения» в ФНС (до 25 числа). В СФР — отчёт ЕФС-1 (ежеквартально) и сведения о застрахованных лицах (при приёме/увольнении). За опоздания — штрафы до 5 000 руб. Лучше подключить электронный документооборот (ЭДО) для автоматической отправки.
8. 8
   Шаг 8: Планируйте бюджет на случай повторных декретов

   Если сотрудница уходит в декрет второй раз подряд, пособие считайте из заработка за два года до первого декрета. Это может быть выгодно, если зарплата росла. Но для вас это означает более высокие выплаты. Закладывайте в бюджет резерв — хотя бы 50% от максимального пособия (сейчас около 383 000 руб. на 140 дней).

Частые ошибки

Частые вопросы