налоги и бухгалтерия ›Бухгалтер малого предприятия · Пошагово
25 мая 2026 г. · 4 мин чтения
Как перевести сотрудников на удаленную работу и оформить документы
Чтобы перевести сотрудников на удаленку, оформите допсоглашение к трудовому договору. В нем укажите режим работы, порядок выплат и компенсации. С 2026 года действуют новые нормы: дистанционщиков можно не табелировать, но нужно вести электронный документооборот.
Что понадобится
Для перевода на удаленку потребуются: трудовой договор (или допсоглашение к нему), приказ о переводе, согласие сотрудника (если меняются условия труда), положение о дистанционной работе и система электронного документооборота. С 2026 года обязательно вести ЭДО для кадровых документов, если численность сотрудников больше 50 человек. Малому бизнесу это тоже рекомендовано — упрощает учет.
Пошаговая инструкция — 7 шагов
- 1Шаг 1: Проверьте готовность техники и ПОУбедитесь, что у сотрудника есть компьютер, интернет и программы для работы. Если нет — компания обязана обеспечить оборудование или компенсировать его использование. В 2026 году минимальная компенсация за использование личного оборудования — 350 рублей в день (рекомендация Минтруда). Пропишите условия в допсоглашении.
- 2Шаг 2: Получите согласие сотрудникаПеревод на удаленку — изменение условий трудового договора. Нужно письменное согласие сотрудника. Исключение — временный перевод по инициативе работодателя (например, при форс-мажоре), но тогда уведомите сотрудника за 2 недели. Используйте форму уведомления с предложением подписать допсоглашение.
- 3Шаг 3: Составьте допсоглашение к трудовому договоруВ допсоглашении укажите: дата начала удаленки, режим рабочего времени (например, с 9 до 18 с перерывом на обед), порядок выплаты зарплаты, компенсации за использование личного имущества, ответственность за сохранность данных. С 2026 года обязательно пропишите, что сотрудник обязан соблюдать локальные нормативные акты о дистанционной работе. Подпишите в двух экземплярах.
- 4Шаг 4: Издайте приказ о переводеНа основании допсоглашения оформите приказ по форме Т-5 или собственной форме. В приказе укажите причину перевода (например, «переход на дистанционную работу»), дату и реквизиты допсоглашения. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись. Если используете ЭДО — приказ можно подписать электронной подписью.
- 5Шаг 5: Внесите изменения в трудовую книжку (если бумажная)В бумажную трудовую книжку запись о переводе на удаленку вносить не нужно. Но если сотрудник просит — сделайте запись: «Переведен на дистанционную работу». Для электронных трудовых книжек (ЭТК) сведения передаются в СФР в обычном порядке. С 2026 года все новые сотрудники оформляются только с ЭТК.
- 6Шаг 6: Настройте учет рабочего времениДистанционщикам можно не ставить отметки в табеле, если они работают по гибкому графику. Но для расчета зарплаты фиксируйте отработанное время. Используйте корпоративные системы (например, трекеры времени) или отчеты сотрудников. В 2026 году допустимо вести табель в электронном виде без дублирования на бумаге.
- 7Шаг 7: Оформите дополнительные документыЕсли в компании нет положения о дистанционной работе — разработайте его. Включите правила взаимодействия, использования оборудования, защиты информации. Также потребуется согласие на обработку персональных данных, если сотрудник будет использовать личные устройства. Все документы подписывайте через ЭДО — это ускорит процесс.
Частые ошибки
Не оформлять допсоглашение, а просто отпустить сотрудника работать из дома — это нарушение ТК РФ, грозит штрафом до 50 000 рублей.
Не компенсировать расходы на интернет и электричество — сотрудник может взыскать их через суд. Даже если оборудование предоставлено компанией, компенсация за коммунальные услуги обязательна.
Путать дистанционную работу с надомной: надомники работают с материалами работодателя, а дистанционщики — с использованием интернета. Разные требования к оформлению.
Частые вопросы
Можно ли перевести всех сотрудников на удаленку без их согласия?
Нет, только если это временный перевод при чрезвычайной ситуации (например, эпидемия). В остальных случаях нужно письменное согласие.
Как оплачивать больничный дистанционному сотруднику?
Оплачивается по общим правилам: первые 3 дня за счет работодателя, остальные — из СФР. Больничный лист оформляется электронно.
Нужно ли менять штатное расписание при переводе на удаленку?
Нет, если должность не меняется. В штатном расписании можно указать «дистанционная работа» в примечании, но это необязательно.
Как контролировать рабочее время дистанционщика?
Установите в допсоглашении режим работы и используйте программы учета времени (например, TimeDoctor или Yandex Tracker). Сотрудник должен быть доступен в рабочее время.
Какие налоги платить за дистанционного сотрудника?
Те же, что и за офисного: НДФЛ 13% (15% с доходов свыше 5 млн руб.) и страховые взносы 30% (15% с превышения предельной базы). Место работы не влияет.
Партнёр
sgenerate.ru— нейросеть для постов ВКонтакте и TelegramГенерирует текст и картинку за 5 секунд, строит контент-план, публикует по расписанию. Пакет START — бесплатно. Попробовать →
работа2735оформление1156договор1025компенсация652удаленная402удаленная работа383трудовой373учет258документ230бухгалтер212времени146перевод140расходов110сотрудников75трудовой договор70рабочего68электронный58документооборот54кадровый48предприятие38изменения28дистанционная25малое20кадровый учет19электронный документооборот17компенсация расходов16кадровое делопроизводство11удаленку9кадровые7малое предприятие7учет рабочего времени6дистанционная работа5оформление сотрудников4допсоглашение3перевод на удаленку3кадровые изменения2кадровый документ1