Как перевести сотрудников на удаленную работу и оформить документы

Что понадобится

Для перевода на удаленку потребуются: трудовой договор (или допсоглашение к нему), приказ о переводе, согласие сотрудника (если меняются условия труда), положение о дистанционной работе и система электронного документооборота. С 2026 года обязательно вести ЭДО для кадровых документов, если численность сотрудников больше 50 человек. Малому бизнесу это тоже рекомендовано — упрощает учет.

Пошаговая инструкция — 7 шагов

1. 1
   Шаг 1: Проверьте готовность техники и ПО

   Убедитесь, что у сотрудника есть компьютер, интернет и программы для работы. Если нет — компания обязана обеспечить оборудование или компенсировать его использование. В 2026 году минимальная компенсация за использование личного оборудования — 350 рублей в день (рекомендация Минтруда). Пропишите условия в допсоглашении.
2. 2
   Шаг 2: Получите согласие сотрудника

   Перевод на удаленку — изменение условий трудового договора. Нужно письменное согласие сотрудника. Исключение — временный перевод по инициативе работодателя (например, при форс-мажоре), но тогда уведомите сотрудника за 2 недели. Используйте форму уведомления с предложением подписать допсоглашение.
3. 3
   Шаг 3: Составьте допсоглашение к трудовому договору

   В допсоглашении укажите: дата начала удаленки, режим рабочего времени (например, с 9 до 18 с перерывом на обед), порядок выплаты зарплаты, компенсации за использование личного имущества, ответственность за сохранность данных. С 2026 года обязательно пропишите, что сотрудник обязан соблюдать локальные нормативные акты о дистанционной работе. Подпишите в двух экземплярах.
4. 4
   Шаг 4: Издайте приказ о переводе

   На основании допсоглашения оформите приказ по форме Т-5 или собственной форме. В приказе укажите причину перевода (например, «переход на дистанционную работу»), дату и реквизиты допсоглашения. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись. Если используете ЭДО — приказ можно подписать электронной подписью.
5. 5
   Шаг 5: Внесите изменения в трудовую книжку (если бумажная)

   В бумажную трудовую книжку запись о переводе на удаленку вносить не нужно. Но если сотрудник просит — сделайте запись: «Переведен на дистанционную работу». Для электронных трудовых книжек (ЭТК) сведения передаются в СФР в обычном порядке. С 2026 года все новые сотрудники оформляются только с ЭТК.
6. 6
   Шаг 6: Настройте учет рабочего времени

   Дистанционщикам можно не ставить отметки в табеле, если они работают по гибкому графику. Но для расчета зарплаты фиксируйте отработанное время. Используйте корпоративные системы (например, трекеры времени) или отчеты сотрудников. В 2026 году допустимо вести табель в электронном виде без дублирования на бумаге.
7. 7
   Шаг 7: Оформите дополнительные документы

   Если в компании нет положения о дистанционной работе — разработайте его. Включите правила взаимодействия, использования оборудования, защиты информации. Также потребуется согласие на обработку персональных данных, если сотрудник будет использовать личные устройства. Все документы подписывайте через ЭДО — это ускорит процесс.

Частые ошибки

Частые вопросы